Waar AI in een klein bedrijf wel en niet helpt

Kunnen wij daar iets mee? Dat is bij AI bijna altijd de eerste vraag.

Het eerlijke antwoord is meestal: ja, maar niet voor het probleem dat je op dat moment beschrijft. AI is sterk in een smalle categorie werk, en die categorie is bijna nooit het werk waar een ondernemer op vastloopt.

Waar het wel helpt#

AI is op zijn best als informatie ergens staat, maar niet in de vorm waarin je hem nodig hebt. Dat soort taken komt in elk bedrijf voor:

• Terugvinden. Een antwoord dat in oude mails, offertes of documenten staat, opzoeken zonder dat iemand weet waar precies.
• Ordenen. Binnenkomende vragen of mails sorteren, zodat het bij de juiste persoon terechtkomt in plaats van bij jou.
• Verwerken. Gegevens uit een PDF, een bestelbon of een mail halen en in het juiste veld zetten.
• Samenvatten. Een lang gespreksverslag of een dossier terugbrengen tot wat iemand moet weten om verder te kunnen.
• Opstellen. Een eerste versie van een tekst maken die iemand daarna nakijkt.

Wat die taken gemeen hebben: het antwoord bestaat al, er is een mens die het resultaat controleert, en een fout is zichtbaar en herstelbaar.

Waar het niet helpt#

AI lost geen onduidelijkheid op.

Als drie mensen een offerte verschillend opmaken omdat er geen afspraak is over korting, dan maakt AI die drie versies sneller. Het probleem, dat niemand weet wat mag, blijft staan. Je hebt het alleen goedkoper gemaakt om het verkeerd te doen.

Hetzelfde geldt voor beslissingen die verantwoordelijkheid dragen. Of een uitzondering voor deze klant verstandig is, of een project haalbaar is, of je iemand aanneemt: dat kun je laten voorbereiden, maar niet laten beslissen.

Hoe ik het inzet#

Mijn volgorde is dezelfde als bij andere techniek. Eerst kijken waarom het werk bij één persoon blijft liggen. Dan de afspraken helder maken. Dan het proces vereenvoudigen. En dan pas kijken welke stappen zich lenen voor automatisering, met of zonder AI.

Op dat moment wordt het concreet. Als je weet welke vragen standaard zijn, kun je die laten voorsorteren. Als je weet welke gegevens je uit elke bestelbon nodig hebt, kun je die laten uitlezen. Als je weet wat er in een dossier moet staan voor iemand het kan overnemen, kun je dat laten samenvatten.

Zonder die helderheid vooraf bouw je iets dat indruk maakt in een demo en in de praktijk een extra controle oplevert.

De vraag die ik zou stellen#

Niet: wat kunnen we met AI doen?

Maar: welke handeling doen we elke week opnieuw, waarbij iemand informatie opzoekt, overtypt of omzet, en waarbij een fout meteen zichtbaar is?

Dat is de plek waar het iets oplevert. En het is meestal ook de plek waar niemand ooit aan gedacht had, omdat het werk te klein leek om over te vergaderen.